La Legge di Parkinson: quando il Tempo si espande e il lavoro diventa infinito

Nel 1955, durante un viaggio in nave a Singapore, lo storico inglese Cyril Parkinson osservò affascinato come una sua amica utilizzò quasi tutta la giornata che aveva a disposizione per scrivere una cartolina.

Ci mise un’ora per trovare la cartolina, mezz’ora per gli occhiali e per la penna, un’ora e mezza per scrivere la bozza su un foglietto di carta, un’altra ora per correggerla, un’altra ora ancora per scriverla con una bella grafia e altro tempo ancora per andare a comprare i francobolli e spedirla di persona. Insomma, quel semplicissimo compito si era espanso fino ad occupare tutto il tempo a disposizione, l’intera giornata appunto.

Divertito da quell’episodio, Parkinson, famoso per la sua vena tagliente e ironica, approfittò del lungo viaggio in nave per scrivere un saggio satirico, “La Legge di Parkinson”, che venne pubblicato dall’autorevole rivista “Economist” ed ebbe un sorprendente successo a livello planetario.

Secondo la Legge di Parkinson, un qualsiasi compito si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per portarlo a termine. Questo vale per la maggioranza delle persone.

Se ad esempio ho una settimana per finire un progetto, lo finirò in una settimana. Se ho un mese, ci metterò, guarda un po’, proprio un mese. E se invece un cliente me lo dovesse chiedere urgentemente per stasera, glielo manderò proprio entro stasera.

È stato dimostrato che il cervello umano è tarato (perdonami il termine ambiguo) per metterci più del necessario per completare un’attività o per esercitarsi nello sport più popolare del mondo. No, non è il calcio, è lo sport della procrastinazione! Detto con parole più semplici, è la grande capacità che abbiamo nel rimandare o rinviare qualsiasi compito, indipendentemente dalla sua importanza. Ma magicamente completeremo l’attività giusto in tempo per la scadenza!

La Legge di Parkinson ha anche un corollario divertente, l’”Effetto Last Minute”: “Se aspetti fino all’ultimo minuto, ci vorrà solo un minuto per farlo”.

Beh, ma allora qual è il problema, potrai pensare, se tanto alla fine il compito lo porto a termine?  Se ci pensi bene, gli effetti sono sia pratici, cioè, legati alla produttività e all’efficacia, che psicologici:

1. Difficoltà a gestire il tempo: Non riuscire a stimare quanto tempo richiederà un’attività è un segnale di cecità temporale, che porta a inefficienza e disorganizzazione, con effetti deleteri anche su altre persone.
2. Ansia e sensazione di perenne ritardo: abbiamo sperimentato tutti, prima o poi, la brutta sensazione di non farcela o di arrivare all’ultimo minuto. Immagina che cosa possa significare lavorare sempre così…
3. Difficoltà a rispettare le scadenze: Avevo un collega francese che mi faceva impazzire perché arrivava sempre all’ultimo giorno prima di consegnarmi il materiale necessario allo svolgimento di corsi di formazione (su suoi clienti, bada bene!) e sono stato costretto più volte a fare notte per rimediare a questa sua inefficienza. In genere con professionisti così inefficienti smetto presto di collaborare…
4. Overworking: se non siamo in grado di valutare quanto tempo ci vuole per finire un lavoro, tenderemo ad accettare più lavoro di quello che potremmo realisticamente realizzare. Con effetti a catena su colleghi, clienti e sui nostri responsabili.

Come combattere la Legge di Parkinson?

• Scadenze Fake: Se hai una settimana per completare un compito, immagina che la scadenza sia tra tre giorni. Vedrai come schizza la tua produttività…
• Gestione Priorità: Fai un piccolo ripasso della Matrice di Eisenhower. Concentrati sulle attività più importanti, anche se non proprio urgenti. Non lasciare che il lavoro si gonfi come un palloncino a una festa di compleanno. Sii selettivo e fai solo ciò che conta davvero sui risultati.
• Tempo Assegnato: Definisci un tempo specifico per ogni compito. Se hai un’ora per rispondere alle e-mail, non trascinarle per tutto il giorno. Altrimenti, finirai per rispondere solo alla prima o all’ultima mail.
• Pausa Rigenerativa: Fai pause. Il cervello ha bisogno di respirare. Esci, fai una passeggiata, o semplicemente chiudi gli occhi e immagina di essere su una spiaggia tropicale (ehi, non farlo durante una riunione!).
• Automatizza e Delega: Impara a rendere replicabili compiti simili già svolti e soprattutto impara a delegare. Work smart, not hard!

La Legge di Parkinson esiste, ma se sei consapevole, puoi fregarla!